Nu de lente voor de deur staat zijn de meeste organisaties druk in de weer om hun jaardoelstellingen voor 2021 te realiseren. Covid-19 blijft roet in het eten strooien, zorgt vooral voor extra uitdagingen en dwingt de meeste bedrijven tot thuiswerk. De zo noodzakelijke voortgangsmeetings vinden nu plaats via Teams, Google of Zoom platformen. Dit brengt met zich mee dat er in de bedrijven minder gemakkelijk en spontaan gecommuniceerd wordt. Hierdoor ontstaat een noodzaak voor een goede visualisatie van de strategische plannen. Het X-matrix formaat kan hierbij helpen de planning en vooral de uitvoering ervan meer overzichtelijk te maken.
Wist je dat tot 70% van de bedrijven (McKinsey 2019) er niet in slagen om hun strategie in de praktijk om te zetten? Hoe komt dat? Organisaties missen de beheersstructuur, noodzakelijk om een strategische transformatie tot een goed einde te brengen. Ze passen de basisprincipes van goed verandermanagement en projectmanagement niet toe. Er is onvoldoende kort-cyclische opvolging van de verbeterprojecten en daardoor wordt er te traag en te laat bijgestuurd. Kortom de kans dat projecten vastlopen is groot.
Een andere zwakke schakel in de strategie uitvoering is de lage betrokkenheid van de medewerkers. Volgens een onderzoek van Franklin Covey begrijpt slechts de helft van de mensen in een organisatie hoe hun werk bijdraagt aan de algemene bedrijfsstrategie. Als de helft van de medewerkers niet betrokken zijn, mis je de slagkracht om deze plannen te realiseren, met alle gevolgen van dien.
Het tool bij uitstek om de realisatie van jouw strategie goed te communiceren en in goede banen te leiden is de X-matrix. Deze maakt deel uit van de Hoshin-Kanri aanpak, maar kan ook op zichzelf toegepast worden. Het heeft zijn deugdelijkheid bewezen bij verschillende topbedrijven. Op het eerste zicht lijkt het complex, maar het is eenvoudig toe te passen. Het geeft vooral inzicht hoe ieders bijdrage helpt tot de realisatie van de bedrijfsstrategie. In dit artikel ga ik samen met u door de stappen heen om dit raamwerk in te vullen.
Stap 1 (What?) begint met de lange termijn strategische objectieven die de organisatie wil bereiken. Wat is essentieel voor het toekomstig succes? Houdt je rekening met de marktontwikkelingen? Welke zijn de megatrends die kansen creëren maar ook bedreigingen inhouden waarop je moet anticiperen? Welke zijn de ambities en hoe ziet succes er uit binnen 5 jaar? Wat verwachten jouw voornaamste stakeholders van het bedrijf binnen 5 jaar? Welke doorbraken dien je dan te realiseren? Welke transformaties zijn noodzakelijk om aan de organisatie van de toekomst te bouwen? Dit zijn typisch de elementen die in een langetermijnbeleidsplan thuishoren.
Op basis van deze lange termijn doelstellingen bepaal je dan in stap 2 (How Far?) welke verbeteringen je het volgend jaar wil aanpakken. Dit wordt dan een tussenstap van de lange termijn doelstelling. Als je bijvoorbeeld voor een bepaald proces de doorlooptijd wil halveren binnen 3 jaar, kan je kiezen om de doorlooptijd het eerste jaar met 20% te reduceren.
Maar we zijn er nog niet. Alleen maar door jaardoelstellingen vast te leggen worden ze nog geen werkelijkheid. Tijd om tot actie over te gaan! Bij stap 3 (How?) bepaal je welke concrete initiatieven of projecten noodzakelijk zijn om de jaardoelstellingen te halen. Indien je bijvoorbeeld van plan bent om dit jaar de procesdoorlooptijd met 20% te verminderen; dan zijn daar concrete verbeteracties voor nodig. Een actie kan zijn dat je een waardeanalyse uitvoert, het proces vervolgens stroomlijnt en vereenvoudigt. Misschien moeten er ook processtappen geautomatiseerd worden wat dan ook weer met zich mee brengt dat medewerkers moeten opgeleid worden.
Vervolgens ga je dan in stap 4 (How Much?) beschrijven hoe je het resultaat van deze concrete projecten en verbeteracties kan meten. Hierdoor ben je dan in staat om in de loop van het jaar de uitvoering van deze verbeteracties op te volgen en de hun bijdrage aan de jaardoelstellingen objectief te meten en weer te geven in een transformatie-dashboard. Deze evaluatie en meting doe je best maandelijks of zelfs wekelijks, zodat bij problemen of afwijkingen meteen bijgestuurd kan worden.
Je kan in ons voorbeeld regelmatig gaan meten of de proces-verbeteractie volgens plan verloopt. Worden afgesproken acties tijdig uitgevoerd? Zijn de afgesproken middelen tijdig beschikbaar zoals projectteamleden, budget, ondersteuning, enz.? Is er achterstand t.o.v. het projectplan? Wordt de automatisatie tijdig opgeleverd en werkt ze effectief en zonder fouten? Zijn alle betrokken medewerkers ook opgeleid om ermee te werken?
Om projecten succesvol uit te voeren heb je een eigenaar of teamleider nodig die effectief beschikbaar is om het project te leiden. Dit wordt beschreven bij stap 5 (Who?). Indien niet, dan dreigt het project vast te lopen en blijft het bij “wishful thinking”. Het wordt dan nooit werkelijkheid. Praktische toepassing van projectmanagement is een zeer belangrijke succesfactor in deze uitvoeringsfase.
De kracht van dit tool is dat elk deel van de matrix met elkaar verbonden is. In elke hoek van de matrix worden door middel van “x”-en de verbanden of correlaties visueel gemaakt. Linksonder worden de correlaties weergeven tussen de lange termijn doelstellingen en de jaardoelstellingen. Linksboven wordt dan de relatie van de jaardoelstellingen met de concrete verbeterprojecten zichtbaar gemaakt. Deze projecten moeten ervoor zorgen dat de doelstellingen werkelijkheid worden en de correlaties rechtsboven geven aan wat de meetbare targets zijn voor elk van de verbeterinitiatieven. Uiteindelijk is aan de rechterkant van de matrix ook zichtbaar wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en het uiteindelijk resultaat.
Met dit artikel heb ik getracht op een eenvoudige manier uit te leggen hoe dat een X-matrix kan helpen bij de vertaling van een langetermijnstrategie naar concrete verbeter-initiatieven. Mogelijk geeft dit richting om één van de meest cruciale processen in uw bedrijf te doorlopen; dat is het stellen van de juiste doelen en acties voor de medewerkers. De matrix geeft vooral inzicht hoe iedereen binnen het bedrijf kan bijdragen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. Dit inzicht is essentieel om medewerkers mee aan boord te krijgen en te engageren. Ze zien dan in dat ze op die manier meebouwen aan de toekomst van het bedrijf. Kortom, ze vormen een deel van het geheel, ze horen erbij.
Als je hulp wilt bij de praktische invulling de X-Matrix om uw strategie te vertalen in concrete verbeterprojecten, neem dan contact met mij op ronny@rs-q.eu en dan praten we verder. Op aanvraag stuur ik ook graag mijn X-matrix template in Excel formaat toe.
