Herken je de volgende bedenkingen ook? “We hebben een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) maar het voegt niet echt waarde toe”. “Volgende maand komt er weer een externe audit en het wordt tijd om ons QMS weer op orde te brengen”. Of, “ik moet weer de jaarlijkse directiebeoordeling voorbereiden” en “help, ik weet niet waar ik moet beginnen”. Hoe zorg je ervoor dat het QMS echt gaat leven en niet een blok aan je been wordt van audit tot audit?
Vanuit de lean gedachte zou je de vraag kunnen stellen – heeft het huidige QMS waarde voor ons bedrijf? Als het antwoord niet volmondig ja is, dan zou je er eigenlijk moeten mee stoppen. Maar dat is natuurlijk geen optie, want de meeste organisaties hebben een ISO9001 certificaat nodig omdat hun klanten dit eisen, of dat dit nodig is vanuit de regelgeving voor een CE-markering, enz.
Als je er niet kan mee stoppen, en je wil de steeds terugkerende frustratie stoppen, dan is er een beter alternatief. Plaats het QMS centraal in de organisatie. Zorg dat het strategisch belangrijk wordt en dat het doet wat het eigenlijk zou moeten doen. Een goed QMS beschrijft een doelgerichte, procesmatige, winstgevende en kostenefficiënte manier van werken binnen een organisatie met als resultaat dat de organisatie goede producten en diensten levert waar de klanten tevreden over zijn.
Maar dat is gemakkelijk gezegd, maar hoe krijg je dit voor elkaar? Wel de jaarlijkse directiebeoordeling is de gedroomde kans om de directie mee te krijgen. Zorg ervoor dat de directie beoordeling relevant wordt voor de CEO en zijn team! Maak van de directiebeoordeling een strategische sessie. Stel de volgende business-vragen voor de voorbereiding en geef de antwoorden een plaats op de meeting agenda:
- Wat gebeurt er om ons heen? Wat zijn externe en interne ontwikkelingen die impact hebben op onze organisatie? Welke kansen en bedreigingen verwachten we?
- Welke soorten klanten en partners hebben we en wat verwachten ze van ons?
- Spelen we eigenlijk wel voldoende in op de nieuwe ontwikkelingen, maken we het beste gebruik van de nieuwe kansen die zich aandienen en hebben we een antwoord op de bedreigingen? Voldoen we aan de wensen en verwachtingen van de klanten en partners? Hoe weten we dit eigenlijk?
- Wat wilden ook alweer bereiken met onze bestaansreden, visie, missie en zijn we nog op koers om dit waar te maken?
- Hoe kunnen we zorgen dat dat we het QMS vereenvoudigen, actualiseren en vooral gaat leven?
Op deze manier wekken we het interesse van de directie en integreren de directiebeoordeling in de strategische cyclus van het bedrijf. Meer zelfs, het QMS gaat een rol spelen als één van de sleutelprocessen van het bedrijf. Zorg ervoor dat volgende stappen, acties en prioriteiten goed worden afgesproken en dat er voldoende tijd en middelen uitgetrokken worden om die acties daadwerkelijk uit te voeren. Volg nadien deze acties goed op, het best in een maandelijks ritme samen met de directie.
Dit alleen gaat natuurlijk niet de kijk van het management op het QMS in één keer veranderen, maar het is een kantelpunt en een goede kans voor verandering.
Wil je meer weten hoe je het QMS een centrale rol kan laten spelen in jouw bedrijf, stuur me een e-mail.
